Annonce
mødekultur

Mødekultur: Ti stille og få bedre møder

Bastian Overgaard opdagede allerede i 2003, hvordan stilhed mellem mennesker kunne give øget fokus, koncentration, fællesskabsfølelse og respekt, og siden 2015 har han arbejdet professionelt med stilhed som et ledelsesværktøj til at skabe bedre møder. Foto: Stanley With
Ti stille, få mere effektive møder og træf bedre beslutninger, opfordrer foredragsholder, facilitator og ledelsesrådgiver Bastian Overgaard. Det gælder ikke mindst, når vi erstatter de fysiske møder med Skype-møder.
Annonce

Du kender sikkert det møde, hvor flere af deltagerne lander med hovedet fuld af andre opgaver og informationer.

I småsnakker og bliver inspireret af hinandens tankerækker og ryger ud ad et par tangenter. Måske er de interessante, men pludselig er tiden gået, og I nåede ikke det, I havde planlagt, inden I hver især haster videre til andre møder.

Det er ikke så underligt, hvis du efter en dag fuld af dens slags møder, tager udmattet hjem, for hjernen har aldrig fået ro til at bearbejde de informationer, den er blevet fodret med.

Og det er mange.

- Når vi mødes, taler vi med 9000 ord i timen. Det svarer til 22,5 siders akademisk tekst, og hvis vi hele tiden tænker, mens vi taler, er de ord, vi kaster i hovedet på hinanden, en fuldstændigt uredigeret kladde, siger Bastian Overgaard.

Han er foredragsholder, facilitator og ledelsesrådgiver, og siden 2015 har han arbejdet med stilhed og det, han kalder intelligente mellemrum eller fartbump.

Hans vision er at gøre stilhed til et professionelt mødeværktøj, og så skal overflødig snak være uncool. Derfor minder han gerne folk om, hvor meget det koster at mødes for - sat på spidsen - at udveksle anekdoter, der i bund og grund handler om at positionere sig selv.

Allerede i 2003, da han som tv-tilrettelægger på TV2 arbejdede med en række programmer om at bryde vaner, opdagede han, hvordan stilhed mellem mennesker kunne give øget fokus, koncentration, fællesskabsfølelse og respekt. Folk fik ligefrem større sympati for hinanden, når de havde været stille sammen.

Det bruger han i dag i sit arbejde med at skabe kortere og bedre møder, hvor flere kommer til orde og går hjem fra arbejde med mere ro på øverste etage.

- Der er mange, som mener, de er robuste og sagtens kan klare en travl hverdag, men jeg kan se, at vi med stilhed under møderne, kan skabe mere effektive og produktive møder, og at der bliver truffet bedre beslutninger. Blandt andet fordi vi bliver mere fokuserede, og fordi stilhed skaber rum til, at hjernen kan fungere optimalt, forklarer Bastian Overgaard.

- Med stilhed kommer vi ind til kernen. Vi lever i et samfund, hvor vi har vænnet os til, at hvis nogen spørger os om noget, skal vi partout kunne svare med det samme for at være kompetente nok. Vi er bange for at trække den, fordi stilhed ikke er en grundværdi i vores møder. Derfor skal vi have en viden om, at stilhed er nødvendig, for ellers er der altid multitasking under vores møder, og det er ikke særligt effektivt.

Bastian Overgaard, ledelsesrådgiver, foredragsholder og facilitator.

Annonce

Stilhed skal være en grundværdi

Han opfordrer til, at virksomhederne tænker stilhed ind som et professionelt mødeværktøj. Dels er det rart, dels er det nødvendigt, fordi det er med til at redigere mødedeltagernes tanker, inden de kommer sprudlende ud som lange ordstrømme i høj hastighed.

- Med stilhed kommer vi ind til kernen. Vi lever i et samfund, hvor vi har vænnet os til, at hvis nogen spørger os om noget, skal vi partout kunne svare med det samme for at være kompetente nok. Vi er bange for at trække den, fordi stilhed ikke er en grundværdi i vores møder. Derfor skal vi have en viden om, at stilhed er nødvendig, for ellers er der altid multitasking under vores møder, og det er ikke særligt effektivt, siger Bastian Overgaard.

Han holder både foredrag, laver workshops og længere masterclass-forløb, og mange store virksomheder som Novo Nordisk, Danske Bank og Ørsted har allerede arbejdet med hans tanker om stilhed i møder og silent co-creation.

Helt afgørende er det, at man ikke ser stilheden som en sjov og hyggelig gimmick, men griber den professionelt an. Ellers falder den til jorden, bliver akavet eller i værste fald alvorstung og begravelsesagtig.

Derfor handler det om at forklare, hvorfor det er nødvendigt for eksempel at begynde et møde med to minutters stilhed, hvor alle tuner ind på at være mentalt til stede, undervejs holde kortere tænkepauser og til slut igen nogle stille minutter, hvor alle tænker over de beslutninger, der er truffet.

- De fleste af os har det fint med bare at snakke, og stilheden kan nemt opfattes meget akavet, utryg og grænseoverskridende. Derfor er det vigtigt, at mødelederen hviler i stilheden, og jeg bruger ofte humor, så stilheden ikke bliver for alvorlig eller måske ligefrem bliver forbundet med dødsfald, siger Bastian Overgaard.

Annonce

Stilhed skaber fremdrift

Han oplever, at stilheden kan hjælpe os med at træffe bedre og mere gennemtænkte beslutninger og dermed minimere antallet af fejl.

- Hippo Campus, det center i hjernen, der står for hukommelse, indlæring, følelsesmæssige relationer og evnen til at træffe beslutninger, lukker ned, når det bliver udsat for informationsoverload. Ved at indsætte tid til at tænke os om, undgår vi det, og samtidig kan vi korte møderne ned, fordi vi fokuserer på det, mødet skulle handle om. Vi udveksler mindre kladdesnak og kommer hurtigere i mål end med den snik-snakke-kultur, der normalt kendetegner vores møder, siger Bastian Overgaard.

Han mener ikke, at man kan erstatte stilhed med almindelig konduite og ved at følge det gamle ordsprog om, at tale er sølv, men tavshed er guld.

- Det interessante ved stilhed er, at når vi er stille sammen, er der ingen, der skal lytte. Vi bliver derfor mere ligeværdige, der opstår nærvær, respekt, nysgerrighed og fokus på hinanden i stilheden. Når vi så må tale sammen igen, bliver det lettere for os at lytte, siger han.

I en travl hverdag fuld af lange to-do-lister kan det for mange være svært at tøjle rastløsheden og den indre uro, når man pludselig bliver tvunget til blot at være. Når Bastian Overgaard møder den type mennesker, er deres første reaktion på hans arbejde ofte, at stilhed er det samme som mangel på fremdrift, og at pauserne vil gøre det vanskeligere at nå de opsatte mål.

Når de afprøver teknikkerne, oplever de ofte det modsatte.

- Det er møder med stilhed, der er mest fremdrift i, og samtidig giver det den enkelte medarbejder lidt restitutionstid i en hverdag fyldt med præstationskrav. Mange af os har glemt, hvordan man laver ingenting. De fleste tager altid deres telefon frem. Det gør jeg også selv, erkender Bastian Overgaard.

Om Bastian Overgaard

Er pioner indenfor brugen af stilhed som professionelt ledelsesværktøj til møder og har en vision om, at stilhed skal være et anerkendt ledelsesværktøj i fremtidens professionelle møde.

Har udviklet sin egen silent co-creation-metode, der går ud på at holde møder i højt tempo med korte intervaller af tale og få minutters strategisk stilhed.

Har arbejdet med en lang række toneangivende virksomheder, kommuner og organisationer og tilbyder både workshops, hjælp til implementering og åbne masterclass-forløb. Desuden holder han foredrag og er i gang med sidste del af skriveprocessen på en ny bog om stilhedens effekter på møder, samarbejde og kommunikation.

Er også vært på podcasten "Ti stille".

Annonce

Pauser genererer idéer

Han oplever en stærkt stigende interesse for sit arbejdsfelt og vurderer, at det kun bliver endnu mere relevant i fremtiden. Ikke mindst fordi vi i Danmark i høj grad skal leve af innovation og kreativitet.

Den pointe kommer han dog først frem til, efter vi har været stille sammen i 30 sekunder.

Det er hverken akavet eller utrygt men snarere rart at opleve, at det er i orden at tage sig tid til at tænke sig ordentligt om. Netop i de mellemrum opstår idéerne tit.

Ligesom under bruseren eller bag rattet i bilen, hvor man bare er til stede uden krav om at skulle presse en løsning, idé eller beslutning frem.

- Det er i rum, hvor du ikke skal alt muligt andet - heller ikke tjekke din telefon, være mindful eller meditere - de store idéer kommer. Hvis vi skal løse fremtidens udfordringer, er det interessant at bringe stilheden på banen for at få alle hoveder i spil, når vi holder møder, siger Bastian Overgaard.

Ofte sker der, når ordet er frit, ellers det, at det er de samme typer, der altid taler først, og det, der bliver sagt først, får oftest mest vægt. Vores hjerne fungerer sådan, at når først én i gruppen har ledt tankerækken et bestemt sted hen, følger de andre mere eller mindre automatisk med.

Derfor er det vigtigt at give alle lov til at tænke, før der bliver sagt noget som helst. På den måde sikrer man også, at flere byder ind.

- Stilhed giver møder, hvor man får flere mennesker i tale, for det giver også de mere introverte typer, der ikke siger noget med det samme, tid til at tænke over det, de vil byde ind med, siger Bastian Overgaard.

- Med stilhed kommer vi ind til kernen. Vi lever i et samfund, hvor vi har vænnet os til, at hvis nogen spørger os om noget, skal vi partout kunne svare med det samme for at være kompetente nok. Vi er bange for at trække den, fordi stilhed ikke er en grundværdi i vores møder. Derfor skal vi have en viden om, at stilhed er nødvendig, siger Bastian Overgaard. Foto: Stanley With
Annonce

Endnu vigtigere med Skype-møder

Det kan i høj grad også bruges i en tid, hvor mange virksomheder erstatter fysiske møder med at tale sammen over for eksempel Skype. Det gør det ligefrem endnu vigtigere, mener Bastian Overgaard, for når vi ikke kan se hinanden, er det endnu sværere at afkode hinandens signaler og være nærværende og fokuserede.

- Mange ender med at sidde bag deres skærm og koble fra. Hvis man som mødeleder sørger for, at man sammen tager et minut eller 30 sekunder, hvor man er stille sammen, kan det give et andet fokus på, hvad mødet skal bruges til. Det gælder også ved interkulturelle møder, hvor sproget kan være en udfordring, understreger Bastian Overgaard.

- Når vi mødes, taler vi med 9000 ord i timen. Det svarer til 22,5 siders akademisk tekst, og hvis vi ikke tænker, før vi taler, sender vi fuldstændig uredigeret kladde i hovedet på hinanden. Det giver ineffektive møder og for lidt fokus, siger foredragsholder og ledelsesrådgiver Bastian Overgaard. Foto: Stanley With

Annonce
Annonce
Sydjylland

Elevatorfirma i ny optur

Annonce
erhvervplus

X-Yachts får motor på

Annonce
Annonce
Forsiden netop nu
Annonce