Annonce
Vestjylland

It-konsulent: Selv enkeltmandsfirmaer kan få udbytte af online-møder

Preben Hove-Nyborg, direktør hos Arka IT i Lemvig, holder selv onlinemøder mindst én gang om ugen. Alle kan bruge det, mener han. Foto: Thomas Maxe
Værktøjerne er blevet så gode og billige, at alle kan få fordel af at bruge redskaber som Microsoft Teams, vurderer Arka It.
Annonce

LEMVIG: Foråret 2020 sendte mange medarbejdere, skolebørn og studerende på hjemmearbejde.

Der findes dog stadig virksomheder, som ikke rigtigt har fået taget hul på online-møderne. Og det er faktisk en skam, for alle kan få glæde af det.

Omtrent sådan kunne man opsummere en god snak om online-møder hos Arka It, ekspert i regnskabssystemer og it-konsulentydelser med hovedsæde i Lemvig.

- De fleste virksomheder har Microsoft 365 – det vil sige mail og Office-programmerne, og i den pakke findes allerede Microsoft Teams. Så det behøver ikke koste mere end licensprisen for Office 365 for at komme i gang. Og de fleste kan komme i gang med Teams uden at skulle have hjælp fra et it-firma, siger Preben Hove-Nyborg, direktør hos Arka It.

Annonce

Selv for solo-selvstændige

Faktisk kan selv enkeltmandsvirksomheder få glæde af online-møder.

- En selvstændig i et enkeltmandsfirma kunne sagtens afvikles nogle af sine møder med kunder og samarbejdspartnere over Teams. Og selv hvis man ikke har Office365, kan man stadig deltage i et møde via et web-baseret program, som ikke koster noget at bruge. Du skal dog have en licens, hvis du selv skal være vært for mødet og invitere andre - og selvfølgelig også hvis du vil have de andre fordele, så som integration mellem Teams og Outlook, forklarer Preben Hove-Nyborg.

Syv fordele ved online-møder

  1. Lyden er oftest langt bedre end på mobiltelefonen, især hvis du bruger et godt headset.
  2. Video giver samtalen en ekstra dimension.
  3. Integration med kalender og mail, så det er nemt at invitere, og du får påmindelse om mødestart.
  4. Du kan dele dokumenter og vise præsentationer. Det er for eksempel muligt at dele skærmbilledet, så alt hvad man selv kan se på sin pc, kan vises til andre mødedeltagere.
  5. Mødedeltagerne kan arbejde i samme dokument, så rettelser sker i realtid. Så er der kun én version: Den rigtige og nyeste.
  6. Data fra eksempelvis Microsoft Teams kan udveksles og samarbejde med andre programmer, så du kan arbejde videre med dokumenter, regneark og præsentationer efter mødet.
  7. Chat-beskeder og præsentationer bliver arkiveret og kan gemmes i ”skyen” (på en ekstern server), så data ikke går tabt.

Mange af os taler flittigt i telefon på farten for at udnytte tiden. Den mulighed har man stadig, hvis man deltager i et online-møde.

- Man downloader bare en app til sin smartphone og deltager via mobilens dataforbindelse. Det kan sagtens foregå via bilens håndfri sæt, lige som en telefonsamtale, siger Preben Hove-Nyborg.

Annonce

Tele-løsning kræver hjælp

Nogle virksomheder er blevet så glade for de digitale muligheder, at telefonen smelter ind i den digitale løsning.

Mange har allerede vænnet sig til at tale i telefon via Skype for business, men det system er under udfasning og vil blive afløst helt af Microsoft Teams. Mulighederne vil være de samme, og mere til, forklarer Arka It-direktøren.


Sikkerheden skal altid være i højsædet, ikke kun på møder.

Preben Hove-Nyborg, direktør, Arka It


- Hvis man vil bruge Teams til opkald til og fra telefonnettet, kræver det hjælp fra en it-leverandør. Det er endnu ikke en ydelse, som man kan købe på nettet sammen med softwaren. Men det fungerer fint og betyder typisk, at man betaler en lidt forhøjet licens, og så kan man skifte mellem Teams-samtaler og besvare telefon uden at skulle skifte headset. Det hele kører i samme program, siger Preben Hove-Nyborg.

Men hvad så med it-sikkerheden – skal jeg være bekymret for online-møder?

- Sikkerheden skal altid være i højsædet, ikke kun på møder. Som minimum skal pc’en have et opdateret styresystem og være forsynet med et opdateret antivirusprogram og en firewall. Og så skal man bruge en sikker adgangskode, gerne på mindst 12 tegn, som man ændrer løbende. Har man styr på disse basale forholdsregler, kan man roligt bruge Teams - også på sin private pc, vurderer Preben Hove-Nyborg.

Og hvad med privatlivet – kan min kolleger for eksempel se mine private billeder på min pc, hvis jeg kobler på et online-møde?

- Nej, bare rolig. Du styrer selv, hvad du giver andre adgang til at se på din computer, siger Preben Hove-Nyborg.

Ekspertens tre møde-tips

Preben Hove-Nyborg er direktør for it-virksomheden Arka It med hovedsæde i Lemvig, et kontor i Vordingborg og en udviklingsafdeling i Østrig. Det giver mange online-møder, så her er et par gode råd:

  1. Forbered dig, som du ville gøre til andre møder. Hav for eksempel din præsentation klar til deling på skærmen, så du ikke skal lede efter dokumentet under mødet.
  2. Log på mødet 5-10 minutter før start og kontrollér, at lyd og billede virker, som det skal.
  3. Vær nærværende på mødet. Kig ind i kameraet, når du taler. Og lyt opmærksomt. Lad være med at rode med alt muligt andet, mens andre taler.
Annonce
Annonce
Annonce
Annonce
Annonce
Forsiden netop nu
Annonce