Annonce
erhvervplus

Fremtidens konferencer bliver virtuelle og hybride

Hos Inspiring Denmark møder direktør Birgitte Hee Olsen forventninger til digitalisering af fremtidens konferencer. Men forretningsmodellen skal også hænge sammen, og det kan blive en udfordring for både konferencevært og mødested.  Foto: Inspiring Denmark
Annonce

Coronakrisen har kastet vores arbejdsvilkår og forretningsmodeller op i luften. Hoteller og konferencesteder fik revet tæppet væk under sig. Planlagte konferencer er udsat, nogle helt aflyst.

Trods den løbende genåbning varer det rigtig længe, før virksomhederne igen får fast grund under fødderne. Natten over flyttede Inspiring Denmark ind i kollegernes køkkener, kundernes stuer og forskernes hjemmekontorer.

Vi har mødt katte, børn og ægtefæller. Online og mægtig hyggeligt, men med den alvorlige dagsorden at fastholde så mange konferencer som muligt. Samtidig gælder det om at fortsætte planlægningen af de konferencer, der skal afholdes i årene fremover.

Krisen har betydet, at vi i samarbejdet med de internationale foreninger og deres danske medlemmer har måttet gentænke vores måde at mødes på til konferencer. Det har givet anledning til at udtænke nye mødeformer på tværs af landegrænser.

Før corona-pandemien var det svært at forestille sig en konference uden fysisk fremmøde. Nu bliver det forventet, at online-deltagelse også er mulig – i et eller andet omfang.

Vi oplever i højere grad, at konferencerne gentænkes, og at programmerne sendes på det kreative værksted for at imødekomme de nye forventninger og den usikkerhed, som følger i kølvandet af pandemien.

Vi oplever ønsker om at afholde virtuelle konferencer helt uden fysisk fremmøde eller hybrid-konferencer med en blanding af fysiske og virtuelle deltagere.

Det er en interessant udvikling, som vi tror, vil accelerere det næste halve til hele år. Og det er en udvikling, som i dén grad udfordrer virksomhederne.

Nye mødeformer stiller nye krav til både konferenceværter og deltagere, men i høj grad også til hoteller og konferencesteder. Dem, der forstår, at deres gæster nu er erfarne brugere af Teams, Zoom, Skype med videre og tager afsæt i dette, vil gå foran forrest.

Men pionererne bliver dem, som forstår at udvikle nye modeller og pakker for afvikling af flerdageskonferencer, der inkluderer både gæster i de fysiske lokaler og gæster i de virtuelle møderum. De virtuelle deltagere skal have eksklusive og attraktive muligheder for netværk og videndeling – mens de fysiske deltagere går til kaffepause i foyeren!

Den personlige kontakt går ikke af mode, men fremtidens forretningsmodel for internationale konferencer kommer til at se anderledes ud, end vi kender den i dag. For konferencesteder og for konferenceværten bliver den store udfordring at skrue en forretningsmodel sammen, som man tjener sine penge på.

Vi ved, at flere af vores syddanske samarbejdspartnere allerede tænker i disse baner, og vi opfordrer flere til at gøre det samme. Der er nemlig også fordele ved de virtuelle og hybride konferencer. Set i en bæredygtig kontekst, kan vi reducere antallet af flyrejser.

De virtuelle møder kan give nye muligheder i form af speakers af en kaliber, der ikke tidligere var råd til. Flere deltagere fra udviklingslande får mulighed for at tilgå den internationale videndeling på konferencer med virtuel adgang.

Skal vi være bekymrede for, at de udenlandske konferencedeltagere mister interessen for Danmark i fremtiden? Nej!

Men vi skal skærpe vores argumenter og fortælle om Danmark som en møde- og konferencedestination, der sætter forhold som sundhed, sikkerhed, bæredygtighed, stabilitet og forsyningssikkerhed højt. Og at det mest udbytterige og sjoveste valg altid vil være at deltage on-location frem for on-line.

Inspiring Denmark

Inspiring Denmark hjælper med at udvikle og tiltrække internationale konferencer og kongresser til Syddanmark.

Indsatsen er støttet af kommuner, offentlige institutioner og erhvervslivet, hvilket betyder, at rådgivning og hjælp er gratis.

Annonce